Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver hur Språkservice Sverige AB, org.nr 556629–1513, med adress Box 17007, 200 10 Malmö (”Språkservice", ”Bolaget” ”vi” eller ”oss”), behandlar dina personuppgifter när vi är personuppgiftsansvariga.

Din integritet är viktig för oss och vi kommer i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt, korrekt och transparent sätt.

Nedan finner du information om hur vi behandlar dina personuppgifter enligt följande:

1. Personuppgifter som behandlas när du är kund eller företräder en kund till oss
2. Personuppgifter som behandlas när du besöker vårt kontor
3. Personuppgifter som behandlas när vi utför våra tjänster tolkning, översättning, transkribering m.m.
4. Personuppgifter som behandlas när du är leverantör/samarbetspartner eller företräder denne
5. Personuppgifter som behandlas vid intresseanmälan att erhålla uppdrag via eller rekrytering till Språkservice
6. Cookies
7. Överföring av personuppgifter utanför EU/EES
8. Dina rättigheter
9. Ändringar i integritetspolicyn
10. Kontaktuppgifter

Vilka personuppgifter vi behandlar

Namn och titel, personnummer (om kund är enskild firma), IP-nummer och information om din användning av Bolagets webbplats, kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress, telefonnummer, samt faktureringsuppgifter. Kreditupplysning (endast kund)

För våra kunder inom ramen för våra tolkningstjänster (varje enskild beställare som är knutet till respektive kundnummer) läggs användarkonton upp på vår plattform Språkservice online, via vilken beställare kan boka och avboka uppdrag, registrera avvikelser samt ändra sitt lösenord.

Varför vi gör det

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera avtalsförhållandet med vår kund, hantera leveranser av våra tjänster, fakturering etc. Om det är dig vi har kundavtal med baserar vi vår personuppgiftsbehandling på den rättsliga grunden att det är nödvändigt för att kunna fullgöra vårt avtal med dig.

Behandlar vi dina personuppgifter för att du företräder, exempelvis är anställd, hos en kund till oss baserar vi vår behandling på den rättsliga grunden berättigat intresse, dvs. vårt berättigade intresse av att kunna hantera och fullgöra våra skyldigheter enligt avtal med vår kund.

Personuppgifter kan även behandlas för att fullgöra våra skyldigheter enligt bokföringslagen.

Personuppgifter kan även behandlas för att tillvarata våra rättsliga intressen genom att spara dokument tillhörande avslutade avtal.

Kund och beställares e-postadress och namn behandlas vid utskick av vårt nyhetsbrev. Vi baserar vår behandling på den rättsliga grunden berättigat intresse, dvs vårt berättigade intresse av att kunna ha en välfungerande affärsrelation med våra kunder och kommunicera med dem om våra tjänster och annan information som vi bedömer vara relevant.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter

Vi lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Vi sparar uppgifter om dig som kund eller företrädare för kund så länge det finns ett aktivt avtal med oss och upp till ett år därefter.

Vi kan behöva lagra personuppgifterna även efter denna tidsperiod, bland annat för att administrera eventuella garantier, reklamationsfrister, för att följa lagkrav, hantera andra rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Bolaget.

Bokföringslagen kräver att uppgifter sparas i sju år efter utgången av innevarande räkenskapsår.

Avtalsdokument för avslutade kundavtal sparas i 10 år efter att de avslutas med hänvisning till reglerna om preskription av fordringar i preskriptionslagen.

För att kunna skicka ut vårt nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter under den tid som vi har en avtalsrelation med dig som kund eller vår kund som du företräder och upp till 12 månader efter att avtalsrelationen avslutats. Du har alltid rätt att avregistrera dig från våra nyhetsbrev och då upphör vi direkt med att skicka dig vår marknadsföring. Det finns alltid en länk för avregistrering i varje nyhetsbrev vi skickar ut.

Vem får tillgång till dina uppgifter

Vi använder extern leverantör av servrar för vår digitala infrastruktur och som är vårt personuppgiftsbiträde.

Vi använder extern leverantör för vårt ekonomisystem och som är vårt personuppgiftsbiträde.

Vi använder extern leverantör för utskick av nyhetsbrev och som är vårt personuppgiftsbiträde. Dina uppgifter kan komma att lämnas ut till vår bank eller till ett inkassoföretag för indrivning av fordran.

För ovanstående ändamål delas dina uppgifter inom vår koncern om det är nödvändigt.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar följande personuppgifter om dig som besökare: Namn, telefonnummer samt tidpunkt för ditt besök.

Varför vi gör det

För att kunna säkerställa säkerheten för såväl besökare som anställda på vårt kontor.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter

Vi lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Språkservice som personuppgiftsbiträde

Vi kan i vissa fall vara personuppgiftsbiträde inom ramen för våra tjänster. När vi är personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter enligt instruktioner från den personuppgiftsansvarige (vår kund). Vad som anges nedan avser endast de behandlingar när Språkservice är personuppgiftsansvarig.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter om dig inom ramen för våra tjänster, Namn, Adress, Personnummer (organisationsnummer om kund är enskild firma, eller om nödvändigt enligt kund för att undanröja risk för jäv), Språk som tjänsten avser, Information om vad uppdraget gäller (exempelvis om det är ett läkarbesök, möte hos myndighet etc. som ska tolkas).

Varför vi gör det

För att kunna tillhandahålla våra tjänster behöver vi få viss grundläggande information om det som uppdraget gäller och delar av den informationen är personuppgifter. Den lagliga grunden för vår behandling av personuppgifter om dig som är den som uppdraget avser är en intresseavvägning, dvs. att behandlingen är nödvändig för ett ändamål som rör vårt berättigade intresse av att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i avtalsrelationen till våra kunder. Om vi inte får del av denna grundläggande information kan vi inte fullgöra våra åtaganden mot kund. Har du frågor kring den personuppgiftsbehandling som vår kund gör och är ansvarig för ska du istället vända dig direkt till denne.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter

Vi lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Vi genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Information om den som uppdraget avser (exempelvis klient eller patient) gallras efter tre månader från att uppdraget utförts. Resterande information gallras efter två år.

Vem får tillgång till dina uppgifter

För dessa ändamål delas dina uppgifter inom vår koncern om det är nödvändigt.

För att tillhandahålla våra tjänster överförs personuppgifter även till tolk, översättare etc. som är uppdragstagare eller anställd i annat koncernbolag.

Vid tillhandahållande av våra tjänster inom översättning, transkribering och språkgranskning använder vi oss av en systemleverantör vid namn XTRF Management Systems S.A. (Polen) som är vårt personuppgiftsbiträde.

Vi använder extern leverantör av servrar för vår digitala infrastruktur och som är vårt personuppgiftsbiträde.